Onder Hosted Dialoog verstaat KVDD

• Een gestructureerde uitwisseling van ervaringen, inzichten en perspectieven waarbij
• Deelnemers samenkomen in een neutrale en afgeschermde dialoogruimte.
• De host heeft de taak om deelnemers welkom te heten en creëert een gastvrije sfeer.
• Tevens maakt de host tijdens de dialoog notulen en worden deze in hoofdlijnen teruggekoppeld, inclusief gemaakte afspraken.
• De host controleert bij de deelnemers of deze een juiste weergave van de werkelijkheid zijn.
• Het doel van de host is om een gastvrije en veilige omgeving te creëren waarin deelnemers zich op hun gemak voelen en actief kunnen deelnemen aan de dialoog.

De dialoog vindt plaats in een neutrale ruimte, zodat:

• Iedereen zich vrij en welkom voelt om open en eerlijk te spreken zonder invloed van bestaande hiërarchische associates.
• Een neutrale en gastvrije ruimte vermindert bovendien spanning en nervositeit, wat de betrokkenheid en bereidheid om actief deel te nemen vergroot.
• Hierdoor wordt de kwaliteit van de communicatie verbeterd en wordt de kans op een constructieve, productieve uitwisseling van ideeën en perspectieven vergroot.
• Een neutrale en gastvrije ruimte bevordert een gevoel van ‘rapport’.

• De Dikke van Dale definieert ‘Rapport’ als ‘verbinding’, ‘in contact zijn’. Het woord komt oorspronkelijk vanuit het Frans en wordt ook als zodanig uitgesproken.
• In de context van een dialoog betekent ‘rapport’ een vertrouwensband of wederzijds begrip tussen mensen, vaak gekenmerkt door een gevoel van harmonie en verbinding.
• In een gesprek of dialoog ontstaat rapport wanneer deelnemers zich op hun gemak voelen, open communiceren en goed op elkaar reageren.
• Dit zorgt ervoor dat mensen elkaar beter begrijpen en zich meer gehoord en gerespecteerd voelen.
• Rapport bevordert een positieve sfeer waarin deelnemers bereid zijn om ideeën en perspectieven uit te wisselen, wat de kwaliteit van de interactie en samenwerking verbetert.
• Op deze manier kunnen deelnemers samen nadenken over uitgangspunten, afspraken en afspraken maken over het te volgen routepad naar de ideale situatie.

• Het voeren van een dialoog in de eigen werkomgeving kan leiden tot afleiding en onderbrekingen.
• Daarbij kun je denken aan factoren zoals telefoons die afgaan, mensen die onverwacht de ruimte binnenkomen, slechte akoestiek, achtergrondgeluiden van aansluitende ruimten, meldingen van elektronische apparaten of visuele afleidingen zoals rommelige of drukke omgevingen.
• Al deze elementen kunnen de concentratie en de vloeiende voortgang van de dialoog verstoren, waardoor de kwaliteit van de interactie en het opbouwen van vertrouwen afneemt.

• Als de ruimte in de eigen werkomgeving te open is kan dit een gevoel van kwetsbaarheid creëren. Denk aan een ruimte waar anderen in de buurt aanwezig zijn of gemakkelijk toegang tot hebben.
• Hierdoor kunnen deelnemers zich bekeken of afgeluisterd voelen.
• Vooral in met dunne muren of gedeelde scheidingswanden kan geluid gemakkelijk doordringen, waardoor deelnemers zich zorgen kunnen maken dat anderen hen horen.
• Glazen wanden of ramen zonder gordijnen kunnen ervoor zorgen dat anderen van buitenaf naar binnen kunnen kijken, hetgeen niet altijd wenselijk is bij presentaties of videoconferencing.
• Ook zijn er situaties te bedenken dat het niet wenselijk is dat anderen kunnen zien wie aan de dialoog deelnemen. Denk aan strategische samenwerkingen, fusies of overnames.
• Bij KVDD is het tevens mogelijk dat deelnemers zich in een andere ruimte kunnen terugtrekken voor onderling overleg, mocht de situatie daarom vragen.

• De host maakt aantekeningen in hoofdlijnen en koppelt deze terug, wat zorgt voor duidelijke documentatie van de besproken onderwerpen en afspraken.
• Het grootste voordeel van het laten maken van aantekeningen door de host is dat deze op een neutrale manier worden vastgelegd, zonder beïnvloeding door persoonlijke gedachten of gevoelens van de deelnemers achteraf.
• Dit zorgt voor objectiviteit en voorkomt dat de inhoud van de aantekeningen wordt gekleurd door individuele interpretaties of herinneringen.
• Hierdoor wordt een eerlijke en accurate weergave van de dialoog en gemaakte afspraken gegarandeerd, wat bijdraagt aan vertrouwen en duidelijkheid binnen de groep.
• Desgewenst is het mogelijk dat de dialoog op een kwalitatieve manier wordt opgenomen, waarbij de deelnemers gegarandeerd zijn dat deze opname enkel gebruikt worden voor uitwerking.
• Een ander voordeel van het laten maken van notulen is dat de deelnemers zich volledig kunnen concentreren op het gesprek zonder zich zorgen te maken over het maken van notities, wat hun betrokkenheid en actieve deelname vergroot.

• Door de terugkoppeling kunnen de deelnemers bevestigen of de aantekeningen en afspraken een juiste weergave van de dialoog zijn, wat zorgt voor transparantie en consensus.
• Het vastleggen van de notulen in hoofdlijnen inclusief de gemaakte afspraken creëert een naslagwerk dat later gebruikt kan worden om de voortgang te controleren of vervolggesprekken te ondersteunen.
• Indien gewenst is het mogelijk dat de host monitort of de gemaakte afspraken tijdig zijn uitgevoerd, zoals afgesproken.

• Deelnemers kiezen doorgaans voor een hosted dialoog in plaats van een gefaciliteerde dialoog als ze zelf de leiding willen nemen over de inhoud en het verloop van de discussie.
• In een hosted dialoog ligt de nadruk op gelijkwaardige deelname zonder externe sturing, waardoor de groep zelfstandig kan werken aan het delen van ideeën en het maken van afspraken.
• Dit vorm van dialoog kan aantrekkelijk zijn voor groepen die al ervaring hebben met gespreksvoering en geen intensieve begeleiding nodig hebben, maar wel behoefte hebben aan een neutrale ruimte en ondersteuning op het gebied van neutrale registratie in hoofdlijnen van hetgeen besproken is inclusief afspraken.
• De host biedt daarbij voldoende structuur en maakt notulen, maar beïnvloedt de inhoud niet, wat een gevoel van autonomie en gezamenlijke verantwoordelijkheid bevordert.

• Een gefaciliteerde dialoog bij KVDD is een gestructureerde en oordeelvrije gespreksvorm waarbij een ervaren facilitator de bijeenkomst voorbereidt en begeleidt.
• In de voorbereiding definieert de facilitator samen met de opdrachtgever de gewenste dialoog thema’s en de achtergronden hiervan.
• Tevens bespreekt de facilitator de verschillende structuurvormen en gewenste dialoogregels vooraf.
• De facilitator zorgt tijdens de uitvoering van de dialoog actief voor een veilige en neutrale omgeving waarin deelnemers open en gelijkwaardig kunnen communiceren.

• Het doel is om op basis van gedeelde ervaringen en verhalen onderling begrip te creëren en nieuwe inzichten te verkrijgen.
• Daarnaast wordt er gestreefd naar het vinden van draagvlak voor ideeën en zienswijzen die in samenspraak tot stand komen.

• Een gefaciliteerde dialoog is effectief in organisatorische situaties waarin verandering speelt, zoals bij fusies of overnames, reorganisaties, of de invoering van nieuwe wet- en regelgeving.
• Ook is een gefaciliteerde dialoog waardevol wanneer verandering wenselijk is, bijvoorbeeld bij het veranderen van de bedrijfscultuur, het verhogen van motivatie of na impactvolle gebeurtenissen.

Op basis van ervaring en onderzoek heeft KVDD de vier D’s van de dialoog ontwikkeld dat als houvast dient voor een gestructureerd dialoogproces:

1. Definiëren: Het thema en de doelen van de dialoog vaststellen.
2. Delen: Persoonlijke ervaringen en perspectieven uitwisselen.
3. Denken: Samen denken over een gedeelde, ideale toekomst
4. Doen: Acties plannen om die toekomst te realiseren (roadmapping)

De facilitator van KVDD:

1. Bewaakt de afgesproken dialoogstructuur en -regels;
2. Stimuleert deelname van alle betrokkenen;
3. Houdt de dialoog gefocust, zonder zelf inhoudelijk deel te nemen;
4. Zorgt dat alle stemmen gehoord worden en iedereen gelijkwaardig hun ervaring en inzichten kunnen vertellen;
5. Zorgt dat partijen gezamenlijk kunnen nadenken over de ideale situatie;
6. Legt uitgangspunten en afspraken voor de routekaart hieromtrent vast.

Onafhankelijkheid en onpartijdigheid in de context van een gefaciliteerde dialoog betekenen dat:

1. De facilitator geen persoonlijk belang heeft bij de uitkomst van het gesprek en geen voorkeur toont voor bepaalde deelnemers of standpunten;
2. De facilitator hierop kan worden aangesproken mochten deelnemers daaraan twijfelen;
3. De facilitator neutraal opereert en zorgt ervoor dat het gesprek eerlijk verloopt, waarbij iedereen gelijkwaardige kansen krijgt om hun mening en perspectieven te delen.
4. Neutraliteit helpt om een open en veilige omgeving te creëren, waar deelnemers zich vrij voelen om te spreken zonder angst voor vooringenomenheid of bevooroordeling.
5. Onafhankelijkheid en onpartijdigheid versterken het vertrouwen in het proces en bevorderen een eerlijke en constructieve uitwisseling van ideeën en meningen.

Een gefaciliteerde dialoog bij KVDD is op basis van zelfbeschikking. Dit is belangrijk omdat

1. Het deelnemers in staat stelt om hun eigen perspectieven en behoeften centraal te stellen, wat hun betrokkenheid en eigenaarschap vergroot.
2. Zelfbeschikking houdt in dat deelnemers actief meedoen in het proces en invloed hebben op de dialoog afspraken. Dit bevordert authenticiteit en eerlijkheid in de communicatie, waardoor de gesprekken rijker en betekenisvoller worden.
3. Zelfbeschikking zorgt ervoor dat beslissingen en oplossingen die uit de dialoog voortkomen, beter worden geaccepteerd en gedragen, omdat deelnemers zelf invloed hebben gehad op het proces.
4. Dit leidt tot meer duurzame resultaten en versterkt het vertrouwen binnen de groep.